Glossar Prozessmanagement

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung einer Rolle müssen deckungsgleich sein. Grundlage jedes Rollenkatalogs im Prozessmanagement.

Geschäftsprozessmanagement: der systematische Ansatz, Prozesse einer Organisation zu gestalten, zu dokumentieren, zu steuern und laufend zu verbessern.

Vorgehensmodell in fünf Phasen – Strategie, Dokumentation, Analyse & Optimierung, Implementierung, Monitoring. Die Erkenntnisse aus dem Monitoring fliessen zurück in die Strategie.

Business Process Model and Notation: international genormte grafische Sprache (ISO/IEC 19510), um Prozesse einheitlich und verständlich zu modellieren.

Planung und Begleitung von Veränderungen, damit Menschen neue Abläufe verstehen, akzeptieren und anwenden – etwa nach dem 8-Stufen-Modell von John P. Kotter.

Verbesserungszyklus aus Six Sigma: Define, Measure, Analyze, Improve, Control. Strukturiert Analyse und Optimierung von Prozessen.

Decision Model and Notation: Standard, um Geschäftsentscheidungen und Regeln – etwa in Entscheidungstabellen – getrennt vom Prozessablauf zu modellieren.

Schweizer Standards für E-Government. Für die Verwaltung relevant, wenn Prozesse einheitlich beschrieben und zwischen Stellen ausgetauscht werden.

Ein Prozess vom auslösenden Ereignis bis zum Ergebnis für die Kundschaft – über alle Abteilungsgrenzen hinweg betrachtet.

Prozesse, mit denen eine Organisation gesteuert wird, etwa Strategieentwicklung, Planung oder Qualitätsmanagement.

Konkrete, priorisierte Massnahme aus einer Prozessanalyse – mit Nutzen, Aufwand, Verantwortung und Termin.

Der Prozess, wie er heute tatsächlich abläuft – nicht, wie er im Handbuch steht. Ausgangspunkt jeder Analyse.

Prozess, der direkt Wert für die Kundschaft schafft, etwa Auftragsabwicklung oder Kundeneröffnung. Auch Hauptprozess genannt.

Messgrösse, die zeigt, wie gut ein Prozess seine Ziele erreicht, etwa Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Termintreue.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess: laufende, kleine Verbesserungen durch die Beteiligten selbst statt einmaliger Grossprojekte.

Plattformen, mit denen Fachleute Anwendungen und Workflows konfigurieren statt programmieren.

Verbindliche Regeln, wie Prozesse modelliert werden – Symbole, Benennung, Detailtiefe, Ablage. Sorgt für einheitliche, vergleichbare Modelle.

Laufende Überwachung von Prozessen über Kennzahlen, Reporting und Reviews – fünfte Phase des BPM-Lebenszyklus.

Konkreter Schmerzpunkt im Prozess: Wartezeit, Medienbruch, Doppelerfassung, unklare Zuständigkeit oder Fehlerquelle.

Plan, Do, Check, Act: Grundmuster der kontinuierlichen Verbesserung, nach dem Prozesse gesteuert und weiterentwickelt werden.

Auswertung von Systemdaten (Event-Logs), um tatsächliche Prozessabläufe, Varianten und Engpässe datenbasiert sichtbar zu machen.

Person mit der Gesamtverantwortung für einen Prozess: Ziele, Leistung, Weiterentwicklung. Nicht zu verwechseln mit Linienvorgesetzten.

Folge von Aktivitäten, die aus einem Auslöser ein definiertes Ergebnis für eine interne oder externe Kundschaft erzeugt.

Gesamtstruktur aller Prozesse einer Organisation mit ihren Ebenen und Beziehungen – der Referenzrahmen für Dokumentation und Steuerung.

Übersicht auf einer Seite über Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse. Oberste Ebene der Prozessarchitektur.

Rolle, die Methode, Standards und Werkzeuge des Prozessmanagements betreut und Process Owner unterstützt.

Einstufung, wie weit Prozessmanagement in einer Organisation entwickelt ist – von ersten Ansätzen bis zur laufenden Optimierung.

Durchspielen eines Prozessmodells mit Mengen, Zeiten und Ressourcen, um Engpässe und Auswirkungen von Änderungen vorab zu erkennen.

Systematisches Erheben, Dokumentieren und Prüfen von Anforderungen an eine Lösung, bevor sie umgesetzt wird.

Beschreibung aller Rollen im Prozessmanagement mit ihren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen.

Managementsystem zur Verbesserung der Prozessqualität mit datenbasierten Methoden; bekanntester Zyklus ist DMAIC.

Der künftig angestrebte Prozess nach einer Optimierung – Grundlage für Umsetzung und Digitalisierung.

Alle Personen und Gruppen, die von einem Prozess oder Projekt betroffen sind oder darauf Einfluss haben.

Abgegrenzter Abschnitt eines übergeordneten Prozesses, der eigenständig modelliert und verantwortet werden kann.

Prozess, der Kern- und Führungsprozesse ermöglicht, etwa Personal, Informatik oder Beschaffung.

Methode, bei der ein Prozess gemeinsam mit den Beteiligten Schritt für Schritt abgeschritten wird, um Pain Points direkt zu erkennen.

Automatisiert oder systemgestützt ausgeführter Prozess mit festgelegten Schritten, Rollen und Formularen.

Software, die modellierte Workflows ausführt: Aufgaben zuteilt, Fristen überwacht und den Ablauf protokolliert.

Beschreibung des angestrebten Zustands – etwa der künftigen Prozessorganisation oder der Soll-Prozesse – als gemeinsamer Orientierungspunkt.